W sytuacji, gdy w firmie brakuje serwera pocztowego i regularnego backupu, najczęstszym sposobem na archiwizację jest zgrywanie danych przez pracowników we własnym zakresie lub okresowo przez informatyków. Skutkiem takich prowizorycznych rozwiązań są przepełnione skrzynki poczty elektronicznej i duże prawdopodobieństwo utraty danych.

Awaria dysku twardego komputera, może pozbawić nas dostępu do wiadomości pocztowych, które są przechowywane tylko i wyłącznie na tym komputerze. Archiwizacja danych wykonywana jest nieregularnie.

 

Według badania Pentoru do najczęstszych metod archiwizacji wiadomości pocztowych badani zaliczyli zgrywanie danych na płyty CD samodzielnie przez pracowników(!!!), automatyczną archiwizację wybranych katalogów bądź kont pocztowych wybranych osób (najczęściej zarządu oraz działu finansowego), centralną archiwizację dla całej firmy oraz zaawansowany sposób archiwizacji w systemie CRM (źródło).

 

Proponowany przez nas system ArchMailDB umożliwia archiwizację, monitorowanie i analizę wiadomości pocztowych na własnym lub wirtualnym serwerze.

Wiadomości poczty elektronicznej przechwytywane są jeszcze zanim trafią do odbiorcy lub nadawcy.

Archiwizacja  jest realizowana przy użyciu bardzo wydajnej i bezpiecznej bazy danych a także struktury katalogów serwera.

Dostęp do archiwizowanych wiadomości jest możliwy w czasie rzeczywistym dla kadry zarządzającej i administratorów sieci komputerowej.

 

Rozwiązanie jest dedykowane dla sieci komputerowych wyposażonych w serwery lub stacje robocze pracujące pod kontrolą systemu Linux/FreeBSD/Unix/Solaris i Windows

• Systemy oparte na serwerach Linux/Unix mogą uruchamiać system bezpośrednio w swoim środowisku

• Systemy oparte na Microsoft Windows Serwer mogą uruchamiać system w oparciu o wirtualizację serwera LINUX

• Małe sieci oparte na stacjach roboczych Microsoft Windows XP/Vista bez wydzielonego serwera mogą uruchamiać system w oparciu o wirtualizacje serwera LINUX realizowaną na wydzielonej stacji roboczej.

• Pozostałe systemy mogą korzystać z wirtualnego serwera,  hostingu u dowolnego ISP lub z naszych usług hostingowych

 

Użytkownicy Microsoft Exchange Server moga korzystać z systemu archiwizacji mejli na dwa sposoby:

• niezależne archiwum wszystkich wiadomości pocztowych, wysyłanych i odbieranych (niewygodne wiadomości w archiwum nie mogą byc wykasowane przez właściciela)
• archiwum starszych wiadomości pocztowych, zakładamy że z powodu optymalnej wydajności serwere Exchange przechowujemy  w nim najnowsze wiadomości np. z okresu ostatnich 5 lat, reszta korespondecji, a także poczta osób które już nie pracuja w naszej firmie, trafia do systemu archiwizacji mejli

 

Ciekawostka: E-mail czy mejl, która forma jest poprawna?

"Językoznawcy za poprawne uznają jedynie formy e-mail oraz mejl - i chociaż ta ostatnia używana jest na razie w języku potocznym, językoznawca Mirosław Bańko zaleca używać jej w piśmie wszędzie, z wyjątkiem oficjalnych tekstów, dopóki forma ta nie przyjmie się dobrze w języku polskim."

Źródło: Wikipedia